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别拿开会不当事,会议能力不简单!

开会,是一件职场人熟悉得不能再熟悉的事,如果让你问自己一个问题:我的会议能力如何?你会怎样作答呢?

开会也需要能力?没错,所谓会议能力就是指的是一个人开会的能力。开会的能力具体包括语言表述能力、会议记录能力、会议主持能力。一个人的会议能力就是上述三种能力的综合表现。

从上面三种会议的具体能力来看,同样是开会,角色不一样,需要的侧重点的能力也就不一样。

如果你是会议主持者,如何作好前期准备,包括主题和会议地点的确定;如何鼓励与会者多思考总结、多发言;如何掌控好会议的时间。这些可都是技术活啊。

关于前期准备:会议的参会人员有哪些?如何分工?需要提前发放哪些书面材料?需要重点安排哪些人作发言准备?需要重点探讨哪些问题和作出哪些决议?……,准备越充分,会议成功的概率就越大。

关于鼓励与会者多思考总结、多发言:很多会议流于形式,关键问题是与会者不发言或发言少。如何让与会者多思考和发言,考验的就是领导者或会议主持者的硬能力。比如察言观色读懂与会者的微表情,比如适当提问引导深入,比如抛开成见对事不对人,比如适时幽默,活跃氛围等。

关于掌控好会议时间:这一方面取决于会议前的充分准备,另一方面阤取决于会议中主持者的把控能力,当然也取决于公司的制度。比如,微软公司就有着明确的会议机制,对于一次会议和一次会议中的每个话题,严格规定了具体的时间,同时,还要遵循一个大的原则,所有会议都不能超过一个小时。

不得不说,主持会议的能力要求是最高的。

如果你是会议记录者,如何提炼发言者的内容,并做到及时、清晰而有条理地记录,并且记录后能让别人很容易就能看得清楚、看得明白,而不只是自己能看懂。要做到这一点,不有意意识地去练习几遍,也是很难做到位的。如果你从来没有担任过这种角色,不妨在以后的工作开会时偷偷地尝试几次,把整个会议记录下来,不断提升自身的会议记录能力。说不定,哪天就需要你担任这样的角色哟,到那时候,你就可以很漂亮又轻松地搞定了。

如果你是会议表述者,你能否主动表达,而不是尽量逃避发方;你能否用最少的时间表达清楚自己的看法;你能否逻辑清晰、观点明确地进行表达;你能否适时发问,挖掘问题的实质或找到问题的关键;你能否考虑全面而又有深度,发现被大家忽略而又重要的细节……,做一个优秀的会议表述者也不简单。另外,不可否认,作为会议的表述者,其会议上的表述表现很大程度上决定大家对你的印象,特别是领导对你的印象。

开会这点事,的确不简单,无论是主持者、表述者还是记录者,都各有其道,而能把三种角色都担当好,更是需要实力。据说三星公司有一个制度,就是在新员工入职培训的时候,会专门开设一项会议技巧课,以确保员工参加会议的效率,这的确也非常值得我们很多公司学习。

                    2017年5月29日


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